Mail grupowy, mail uczelniany, "Inbox zero". Jak to wszystko ogarnąć i urządzić?

Dzisiaj o kilku ważnych aspektach, jakimi są maile. Każdy z nas ma jakiegoś maila, czasem niemiłosiernie zasypywanego spamem, a czasem wręcz przeciwnie. Chciałabym dzisiaj podać kilka rozwiązań, które zdecydowanie ułatwią panowanie nad korespondencją mailową, nie tylko tą uczelnianą :)

MAIL GRUPOWY

Idąc na studia tak naprawdę nie zdajemy sobie sprawy, jak ważny jest mail grupowy. To źródło naszego kontaktu z wykładowcami, źródło wiedzy o odwołanych zajęciach a niekiedy zbawienie podczas poszukiwania zaginionych materiałów zawartych w mailu od wykładowcy. Niestety, sprawa nie wydaje się tak prosta jak mogłoby się wydawać. Zakładamy gmaila, na ten mail grupowy może się zalogować każdy z grupy/kierunku (w zależności od liczebności niepotrzebne skreślić) i tu jest cały pies pogrzebany.... Dla przykładu na moim roczniku była osoba, która na samym początku notorycznie usuwała maile, a co najgorsze zupełnie nie wiedzieliśmy kto to jest :( nie rozumiem takiego zachowania, ale niewątpliwie przepływ informacji był zaburzony, bo najzwyczajniej w świecie połowa wiadomości do nas nie docierała. Co zrobić w takiej sytuacji? Najprościej jest założyć grupę dyskusyjną Google. Dostęp do administracji grupy najlepiej powierzyć jednej, zaufanej osobie. Podpinamy maile wszystkich studiujących i dzięki temu każdy z osobna dostaje wiadomość, którą wykładowca wysyła na adres grupowy. Wygodne, nieprawdaż? :) administrator powinien także logować się co jakiś czas na mail grupowy i wprowadzać tam porządek w mailach, ale o Inboxie zero będzie za chwilę. Teraz chciałam jeszcze wspomnieć o drobnym mankamencie grupy Google: kiedy otrzymujemy maila nie polecam używania opcji Odpowiedz. Klikając Odpowiedz wiadomość wysyła się do miejsca, z którego mail został przekazany, a więc trafia na mail grupowy, skąd zostaje rozesłana do wszystkich członków grupy. W praktyce wygląda to tak:

Pani X przysyła informację z terminami swoich konsultacji. Dzięki grupie dyskusyjnej wiadomość Pani X jest rozsyłana do wszystkich członków grupy. Jeden ze studentów chce zapytać Panią X o dodatkowy termin konsultacji, więc klika Odpowiedz, tworzy treść maila i wysyła. W efekcie wiadomość trafia znowu do wszystkich członków grupy, bo przy grupie dyskusyjnej Google przekazuje maila z maila głównego grupy i to mail główny jest nadawcą. Używania Odpowiedz w tym wypadku nie polecam ;)

MAIL PRYWATNY

Zdecydowanie polecam założenie sobie gmaila na potrzeby uczelniane. Wszystkie pozostałe maile możemy podpiąć pod naszego gmaila. W tym celu ustawiamy przekazywanie wiadomość na nasz adres gmailowy i gotowe, nie musimy logować się w dziesięciu miejscach, bo wszystko mamy w jednym. By ułatwić sobie życie warto ustawić opcję Wysyłaj pocztę jako i tutaj dodać nasze pozostałe maile, teraz będąc zalogowanym na gmaila możemy prowadzić korespondencję pozornie odpisując z innego adresu, tak by inni naszego nowego adresu mailowego nie poznali. Warto też zaznaczyć opcję Zawsze odpowiadaj z tego samego adresu, wtedy odbiorca będzie widział, że odpisujecie konkretnie z tego samego adresu, a nie z całkiem innej poczty. Gmail jest naprawdę bardzo wygodny, tylko trzeba umieć się z nim obchodzić :) 

WADY:

Gmail ma bardzo dokładne filtry antyspamowe co jest zaletą, ale też niekiedy wadą, dlatego też jeśli jesteś blogerką i otrzymujesz oferty współpracy itp to polecam raz na około dwa tygodnie zalogować się na "blogowego Gmaila" i sprawdzić Spam. Czasami któraś wiadomość trafia tam przez przypadek, a my niczego nieświadome możemy przegapić jakąś ofertę czy maila od Czytelniczki. Takie sytuacje na szczęście rzadko mają miejsce, ale jednak czasami lepiej zapobiegać, niż nie odczytać ;)

INBOX ZERO I PORZĄDEK NA PRZYKŁADZIE MAILA MOJEGO KIERUNKU

Jako admin maila grupowego muszę Wam powiedzieć, że porządek jest niezmiernie ważny. Włączyłam tam kilka istotnych funkcji, takich jak: Kalendarz Google czy też Przycisk oznaczania jako przeczytane. Wyłączyłam podgrupy "Oferty", "Społecznościowe" itd, całkowicie wyłączyłam czat i porobiłam Etykiety. Materiały z pierwszego oraz drugiego roku studiów mają swoje foldery, jeśli chodzi natomiast o obecny, trzeci rok studiów to każdy z przedmiotów ma swoją etykietę. Jeśli jakiś przedmiot zostanie przez wszystkich zaliczony, wtedy usuwam etykietę tego przedmiotu a wszystkie materiały lądują w folderze Studia III rok. Nie ma żadnych problemów ze znalezieniem materiałów z danego okresu czasu, jest przejrzyście i wygodnie :) w praktyce wygląda to tak:

Bardzo rzadko doprowadzam do sytuacji, gdzie maile w skrzynce odbiorczej się mnożą. Raczej zostają od razu oznaczone jako przeczytane i przeniesione do odpowiedniego folderu. Polecam porządkowanie maila, bo choć wydaje się czasochłonne, to tak naprawdę cała filozofia sprowadza się tylko do stworzenia etykiet i przeciągania wiadomości ze skrzynki odbiorczej do odpowiedniego folderu. 

A MÓJ PRYWATNY MAIL?

Zastosowałam wszystkie powyższe wskazówki i mam spiętych kilka maili razem. Loguję się tylko na jeden, prywatny adres, mam kilka etykiet dotyczących konkretnych przedmiotów, mam też kilka prywatnych etykiet. Nawigacja jest łatwa, wszystko w jednym miejscu, bez spamu :) i tak powinno być! 

Pozdrawiam :)